Un processus uniforme pour toutes les demandes
Chaque année, les centres de services scolaires doivent traiter un grand nombre de demandes de choix-école selon leurs propres règles de priorisation.
Selon le processus en place, cela peut rapidement représenter un défi :
informations provenant de différents formulaires;
saisie et validation des demandes par plusieurs écoles;
critères de priorisation à appliquer uniformément;
décisions impliquant différentes directions;
coordination entre l’école d’origine et l’école choisie;
nombreuses actions administratives à effectuer une fois les décisions rendues.
Le module Choix-école structure ces différentes étapes dans une même application afin de faciliter le travail des secrétaires, des directions et des équipes administratives du centre de services scolaire.
Logiciel de gestion du choix d'école
Centralisez les demandes.
Standardisez le traitement.
Simplifiez les décisions.
Le module Choix-école de PARTS permet aux centres de services scolaires de centraliser et de structurer à l’interne le traitement des demandes de choix-école, de leur saisie par les secrétariats jusqu’à leur officialisation.
Grâce à son intégration avec GPI, il facilite le travail des équipes administratives, soutient les directions dans l’analyse des demandes et coordonne les actions requises lorsqu’un changement d’école est officiellement accepté.
Un processus conçu pour les centres de services scolaires
Notre démarche vise à éliminer la complexité et à encadrer vos initiatives de bout en bout. Voici notre façon de procéder :
Création de la demande par le secrétariat
Les parents transmettent actuellement leur demande de choix-école à leur établissement à l’aide des formulaires papier ou électroniques prévus par le centre de services scolaire.
À partir des informations reçues, le secrétariat de l’école crée la demande de choix-école dans PARTS.
Une intégration avec GPI qui simplifie la saisie
L’intégration avec GPI permet au secrétariat d’identifier rapidement le bon élève et de récupérer les informations nécessaires à sa demande.
Les équipes évitent ainsi d’avoir à ressaisir manuellement l’ensemble des renseignements servant à identifier l’élève.
Centralisation des demandes
Les demandes de choix d’école sont regroupées dans une même application afin de faciliter leur consultation et leur traitement par les personnes autorisées.
Les équipes disposent ainsi d’une vue structurée des demandes reçues avant de passer à la phase de décision.
Priorisation selon les règles du CSS
Lorsque la période de saisie est terminée, le module soutient les directions dans l’analyse des demandes.
Un rapport permet d’ordonner les demandes selon les critères de priorisation établis par le centre de services scolaire.
Selon les politiques du CSS, ces critères peuvent notamment tenir compte :
-
de la distance avec l’école;
-
de la présence d’une fratrie dans l’établissement;
-
de la fréquentation actuelle de l’école;
-
ou de tout autre critère prévu par les règles du centre de services scolaire.
Les directions disposent ainsi de l’information nécessaire pour analyser les demandes de manière structurée et cohérente.
Approbation temporaire des demandes
À partir des demandes priorisées, les directions peuvent effectuer une première phase de décision.
Elles déterminent quelles demandes peuvent être acceptées ainsi que l’école qui pourra être accordée à l’élève.
Cette étape permet de préparer et de valider les décisions avant leur officialisation.
Officialisation et coordination avec les écoles
Une fois les décisions validées, les demandes peuvent être officiellement acceptées dans le module.
L’officialisation déclenche alors le processus administratif nécessaire au changement d’école.
Des tâches sont attribuées aux secrétaires des établissements concernés afin de coordonner notamment :
-
la désinscription de l’élève dans GPI à son école d’origine;
-
son inscription dans GPI à l’école choisie.
Chaque intervenant sait ainsi quelles actions doivent être effectuées pour compléter le changement d’établissement.
Préparation et transmission des décisions aux parents
Une fois les décisions rendues, les données nécessaires peuvent être exportées du module. Un intervenant produit ensuite les lettres d’acceptation ou de refus en format PDF et les transmet aux répondants selon le processus de publipostage du centre de services scolaire.
À l’heure actuelle, les communications ne sont pas transmises directement aux parents par le module Choix-école.
Une plateforme conçue pour les centres de services scolaires
Fonctionnalités principales
-
Intégration avec GPI
Identifiez rapidement l’élève concerné et récupérez les renseignements nécessaires à la création de sa demande.
-
Gestion centralisée des demandes
Regroupez les demandes de choix-école dans une application commune accessible aux intervenants autorisés.
-
Priorisation des demandes
Ordonnez les demandes selon les critères et règles de priorité établis par votre centre de services scolaire.
-
Approbation temporaire
Permettez aux directions d'analyser les demandes, de déterminer celles pouvant être acceptées et d'identifier l'école pouvant être accordée.
-
Officialisation des décisions
Confirmez les demandes acceptées et déclenchez les actions administratives nécessaires.
-
Attribution des tâches aux secrétariats
Coordonnez les interventions requises entre l’école d’origine et l’école choisie après l’acceptation d’une demande.
-
Exportation des décisions
Extrayez les informations pertinentes afin de faciliter le publipostage et les communications destinées aux parents.
Les avantages
Résolvez des défis qui ralentissent vos équipes et votre quotidien
Moins de saisie manuelle
Grâce à l’intégration avec GPI, les secrétaires peuvent identifier l’élève et récupérer les informations déjà disponibles plutôt que de les saisir à nouveau.
Un traitement plus uniforme
Les demandes sont regroupées et traitées à l’intérieur d’un processus commun, ce qui facilite l’application cohérente des règles du centre de services scolaire.
Une meilleure préparations des décisions
Les rapports de priorisation permettent aux directions d’analyser les demandes selon les critères établis par le CSS et de disposer d’une information structurée avant de rendre leurs décisions.
Une coordination simplifiée entre les écoles
Lorsqu’une demande est officiellement acceptée, les tâches nécessaires au changement d’établissement sont attribuées aux secrétariats concernés.
Les responsabilités sont plus claires et les actions à effectuer sont mieux coordonnées.
Un processus adapté à votre réalité
Le module soutient les différentes étapes administratives propres à la gestion des demandes de choix-école, de la saisie initiale jusqu’à l’officialisation de la décision.
Simplifiez la gestion de vos demandes de choix-école
Votre centre de services scolaire cherche à mieux structurer le traitement des demandes, à faciliter l’application de ses critères de priorisation ou à simplifier la coordination entre ses établissements?
Découvrez comment le module Choix-école de PARTS peut soutenir votre processus administratif.
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